Lorsqu’il s’agit de gérer efficacement la trésorerie d’une entreprise, le recouvrement de créances joue un rôle essentiel. En effet, les retards de paiement peuvent entraîner des conséquences graves sur la santé financière de l’entreprise, la forçant à faire face à des problèmes de liquidités, à des retards de paiement de ses fournisseurs, voire à la faillite (c’est la cause de 25% des dépôts de bilan).

Voyons quels sont les enjeux du recouvrement de créances pour les entreprises, ainsi que les bonnes pratiques à adopter pour réduire vos retards de paiement et améliorer votre trésorerie.

La prévention

La première ligne de défense contre les retards de paiement consiste à prévenir leur survenue. Pour ce faire, il est crucial d’établir des politiques de crédit claires et de mener une évaluation rigoureuse de la solvabilité de vos prospects.

En effet, les délais de paiement restent des crédits consentis entre entreprises ; cependant plus le délai de paiement est long, plus le risque de défaillance est important.

Il convient donc d’adapter vos accords de paiement au risque client. Pour exemple, avec un client identifié comme fragile, les acomptes seront importants et les délais de paiement au plus courts, avec une tolérance zéro en cas de retard de paiement.

La transaction sera encadrée par des mentions légales, des contrats commerciaux avec des CGV validés, rédigés par des spécialistes du droit commercial, ayant pour objectif de couvrir le maximum de formes de litiges pouvant survenir. Sans contrat correctement conçu, vous augmentez vos risques de ne pouvoir recouvrer votre créance (obligation légale).

La gestion du poste client

Par la suite, une bonne gestion des encours est essentielle pour réduire les délais de paiement et les risques d’impayés. Pour cela, il est impératif d’identifier formellement la personne à qui envoyer la facture, car trop de factures n’arrivent tout simplement pas à la bonne destination.

En effet, la manière et surtout la rapidité avec laquelle le client sera facturé après la livraison influent directement sur le traitement de votre facture. Si votre client perçoit une faille dans vos processus de facturation, il est fort probable qu’il retarde son règlement.

Dans les entreprises d’une certaine taille, il est impératif de mettre en place des processus clairs entre les équipes exécutives ou commerciales et la comptabilité pour que la facturation soit effectuée dans les délais les plus brefs. Par exemple, il est impératif de faire valider par écrit l’échelonnement des paiements, la bonne réception de la marchandise ou de la prestation afin de lever toutes réserves ou litiges.

Une fois la facturation effectuée, des indicateurs de performances doivent être mis en place pour mesurer les délais de paiement moyens et identifier les créances en souffrance. À cet effet, la balance âgée classe les factures en fonction de leur ancienneté, permettant de surveiller les retards de paiement et de prendre des mesures de recouvrement appropriées pour minimiser les pertes financières.

Le recouvrement de créances

Lorsqu’un retard de paiement (impayé) survient malgré les mesures préventives, la phase de recouvrement amiable entre en jeu. Elle débute en général 8 jours après l’échéance de la facture avec une première relance idéalement par un appel téléphonique ou par mail.

Si 15 jours après l’échéance, la facture n’est toujours pas réglée, il est alors recommandé de relancer le service comptable de votre débiteur.

Si cet appel ne permet pas d’obtenir un paiement, une mise en demeure devra être envoyée idéalement 30 jours après échéance de la facture pour acter officiellement votre volonté de recouvrer votre créance.

Tout au long de cette phase de recouvrement, l’approche consiste à établir un dialogue constructif avec le débiteur pour identifier et résoudre le problème. Les techniques de recouvrement amiable incluent les rappels téléphoniques, les courriers et mails de relance ainsi que les négociations de règlement.

La clé du recouvrement amiable reste la persévérance et la flexibilité. Il est essentiel d’adapter les stratégies en fonction de la situation du débiteur tout en maintenant une relation professionnelle « une main de fer dans un gant de velours ».

L’intervention d’un cabinet de recouvrement de créances

Face à un impayé, il est aussi fortement recommandé de faire intervenir un cabinet de recouvrement de créances au plus vite. En effet, plus la procédure de recouvrement est lancée rapidement, plus les chances d’obtenir un règlement sont importantes.

D’autre part, les cabinets vous feront bénéficier de leur expertise en négociation et médiation. Vous réduirez ainsi les délais de paiement de vos factures et vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier.

De plus il est essentiel que la procédure soit diligentée dans le respect du droit. En effet bien que la majorité des procédures se soldent par un succès lors de la phase amiable, il est essentiel de conserver toutes ses chances de réussite lors d’une éventuelle procédure judiciaire.

A noter, que la majorité des cabinets se rémunèrent au succès en fonction des montants encaissés. Dans la majorité des cas, vous n’engagez donc aucun frais supplémentaire quand vous faites appel à un cabinet de recouvrement. 

Le recouvrement judiciaire

Le recouvrement contentieux intervient en dernier recours dans la phase de recouvrement et ne peut être effectué sans preuve d’une phase de recouvrement amiable. Cette phase de recouvrement implique de faire intervenir les tribunaux, ce qui peut entraîner des coûts et des délais supplémentaires.

Plusieurs types de procédures, comme l’injonction de payer ou l’assignation au fond, sont à la disposition du créancier en fonction du montant des créances à recouvrer, du degré d’urgence du paiement ainsi que de la présence d’un éventuel litige.

Si l’issue de cette procédure est favorable au créancier, celui-ci obtiendra un titre exécutoire qui permettra de forcer l’exécution du paiement en cas de résistance du débiteur. Le créancier pourra alors mandater un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) pour forcer le paiement, par exemple en procédant à une saisie sur les comptes du débiteur puis en saisissant les biens de celui-ci.

En résumé

Le recouvrement de créances est une composante cruciale de la bonne santé financière d’une entreprise. Les retards de paiement ont un impact significatif sur la trésorerie et la croissance de votre entreprise. Cependant, en adoptant des pratiques efficaces, ces risques peuvent être minimisés.

La prévention est la première étape essentielle, avec des politiques de crédit claires, une évaluation rigoureuse de la solvabilité de vos clients, et des contrats bien rédigés pour couvrir tous les scenarii et pour mieux vous protéger. Une fois la prestation effectuée ou le bien livré, une gestion proactive du poste client, y compris des processus clairs de facturation et de suivi, est essentielle pour réduire vos retards de paiement.

En cas d’impayés, malgré vos mesures préventives, une approche de recouvrement amiable avec persévérance et flexibilité est fortement recommandée. Si nécessaire, le recouvrement contentieux peut être envisagé en dernier recours.

Ainsi, en suivant ces « bonnes pratiques », votre entreprise peut améliorer sa trésorerie, minimiser les pertes financières et favoriser une croissance stable et durable.